Base de Conhecimento

Para criar relatórios do Project Online no PowerBI, devemos seguir 3 etapas importantes:

  1. Obter os dados do Project Online
  2. Tratar os dados no PowerBI
  3. Exibir os dados no relatório do PowerBI
  4. Primeiros passos para conectar os dados do Project Online ao PowerBI

Primeiro garanta que está com a versão mais atual do PowerBI Desktop. Recomenda-se fazer a instalação pela Loja de Aplicativos da Microsoft Store. Isto garantirá a escolha correta do idioma de instalação e facilitará as futuras atualizações.

Abra o Power BI Desktop e na tela de Boas Vindas, clique em ENTRAR e faça o login.

  1. Na Guia Página Inicial, clique em Obter Dados e escolha Feed OData

2. Preencha o endereço para o Feed OData

Caso o endereço do site do Project Online da sua empresa seja https://suaempresa.sharepoint.com/sites/pwa/default.aspx você deverá excluir a parte final do endereço contendo default.aspx e acrescentar /_api/Projectdata. No exemplo acima, o endereço é https://projectsa.sharepoint.com/sites/estudo1/ e ao acrescentar /_api/Projectdata no final tornou o endereço do Feed OData da seguinte forma: https://projectsa.sharepoint.com/sites/estudo1/_api/Projectdata

3. Faça autenticação com a Conta Organizacional

Para conectar o feed OData deve ser usada uma conta que tenha pelo menos o acesso de Visualizador de Portfólio no Project Online

4. Escolha quais bases de dados serão importadas para o Power BI

No exemplo acima foram escolhidas:

Atribuições, Linhas de Base de Projeto, Linhas de Base de Tarefa, Projetos, Recursos, Tarefas

  1. Exibir dados do Project Online no Relatório do PowerBI

Para começar vamos criar um exemplo de relatório de Portfólio de Projetos.

1. Vamos primeiro criar um Título para o relatório e inserir o Logo da Empresa

Na Guia Página Inicial, clique em Imagem para inserir o logo no relatório. Escolha a imagem do arquivo.

C:\Users\rodrigo\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2627efc.PNG

Na Guia Página Inicial, clique em Caixa de Texto para inserir o Título do relatório

C:\Users\rodrigo\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2681623.PNG

O Visual do Relatório ficará conforme abaixo:

C:\Users\rodrigo\AppData\Local\Temp\SNAGHTML3c41b37.PNG

2. Agora vamos criar uma tabela exibindo dados de todos os projetos da empresa

Em Visualizações, escolha o item tabela

Em Campos, escolha Nome do Projeto e arraste para Valores ou arraste até a Tabela na área Gráfica.

Faça a mesma coisa para os seguintes campos:

– Nome do Projeto

– Porcentagem Planejada do Projeto (Campo Personalizado criado no Project Online)

– Porcentagem Concluída do Projeto

3. Vamos ajustar a formatação para exibição dos dados desta tabela.

Renomeie o campo Porcentagem Planejada do Projeto para % Plan e o campo Porcentagem Concluída do Projeto para % Real e ajuste a largura das colunas para melhor estética.

Em Visualizações, clique em Formato, Grade e mude o tamanho do texto para 14.

C:\Users\rodrigo\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1ccd062.PNG C:\Users\rodrigo\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1cdd167.PNG

Em Formato, Cabeçalhos da Coluna altere a cor da fonte e a Cor da tela de fundo e o tamanho do texto e alinhamento como desejar.

Em Formato, Valores altere a cor da fonte como desejar. Altere também a Família de fontes e o tamanho do texto.

C:\Users\rodrigo\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1f157d3.PNG

Em Formato, Total, desative o item Totais, para que deixe de aparecer na tabela uma linha contendo os totais.

Em Formato, Formatação Condicional altere para os campos % Plan e % Real ative a Barra de Dados e selecione os Controles avançados.

Em controles avançados, selecione para o Mínimo e Máximo como “Número” e defina 0 e 100 respectivamente.

Para a Barra Positiva, coloque Verde para a % Real e Azul Claro para % Planejada

A tabela de Texto com a Lista de Projetos ficará assim:

Repare que o nome de Projeto Itens de trabalho administrativas do quadro de horários não é um projeto corporativo, mas um item interno da base de dados do Project Online. Para que ele não apareça na nossa lista de projetos, é preciso definir um filtro com base no tipo de projeto corporativo.

Em Valores, adicione como Filtro de Nível de Página o campo da Tabela Projetos chamado Nome do Tipo de Projeto da Empresa e selecione Filtragem Avançada e escolha “Não está em Branco” e clique em Aplicar Filtro.

4. Agora vamos acrescentar um gráfico que mostra a % Planejada vs a % Real de cada
Projeto. Ao clicar no nome de um projeto, o gráfico irá exibir os dados daquele projeto.

Insira um Gráfico de Barras Clusterizado no relatório e arraste para Valor os campos de % Planejada do Projeto e % Concluída do Projeto .

Em Formato, mude a posição da Legenda para exibir no lado Direito Central

Em Formato, Eixo X, altere os valores do Tipo de escala para Iniciar = 0 e Terminar = 100.

Altere também dentro do Eixo X para que as Linhas de Grade tenham uma cor Vermelha, Largura do Traço = 4 e Estilo de Linha seja Pontilhado.

O gráfico ganhará a aparência abaixo:

Altere as Cores dos Dados conforme abaixo:

Altere os Rótulos de Dados e escolha cor da Fonte, posição do Rótulo e o tamanho do Texto conforme desejar.

Em Formato, altere o Título. Escolha um Texto, Cor da Fonte e Cor da Tela de Fundo do título, alinhamento e tamanho da fonte.

O Gráfico ficará desta forma:

6. Vamos agora acrescentar alguns Cartões com dados úteis sobre o projeto selecionado.

Em Visualizações, Insira um Cartão no relatório e arraste para Valor o campo Nome do Proprietário do Projeto.

Em Campos, renomeie o campo para Gerente do Projeto

Em Formato, Rótulo de dados, ajuste a Cor da fonte, o Tamanho do Texto e a Família de fontes.

Faça a mesma coisa para Rótulo da Categoria.

O cartão ficará com esta aparência:

Copie este cartão e cole no relatório. Isto aproveitará todas as formatações, sendo necessário apenas trocar os demais campos dos próximos cartões.

No segundo cartão, escolha o campo Departamentos do Projeto e renomeie para Departamento.

No terceiro cartão, escolha o campo Custo do Projeto e renomeie para Custo Total do Projeto.

No último cartão, escolha o campo Custo Real do Projeto e renomeie para Custo Realizado.

Outros campos podem ser acrescentados conforme a necessidade.

Nosso relatório ficará desta forma depois de todos os cartões terem sido inseridos:

Agora basta salvar e publicar o relatório.