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Os campos personalizados ajudam as empresas a estabelecer uma consistência entre todos os projetos criados na organização, de modo a segmentar e classificar os projetos de acordo com sua característica estratégica.

Os campos personalizados podem incluir fórmulas personalizadas, como também podem estar baseados em tabelas de pesquisa e indicadores gráficos. Ao utilizar os campos personalizados de maneira consistente e efetiva pode-se personalizar o Microsoft Project Online para atender requisitos únicos da empresa.

Como a criação de campos personalizados pode variar de simples textos que são escolhidos pelos usuários a fórmulas e equações complexas, considere responder as seguintes questões antes de iniciar seu desenvolvimento:

  • Quais palavras ou frases são utilizadas pelos stakeholders na sua organização, como Retorno Sobre Investimento (ROI), Indicadores Chave de Performance (KPI) entre outros? Talvez seja necessário quantificar e conceituar estes termos para adequar a classificação dos projetos corporativos da companhia.
  • Quais são os requisitos e necessidades da sua organização? Muitas vezes os requisitos são baseados nas necessidades de relatórios do portfólio de projetos.
  • Como todos os dados do projeto serão apresentados para os stakeholders? Como os indicadores gráficos poderão ajudar os usuários a identificar desvios nos projetos?

Tipos de campos personalizados

Antes de criar os campos personalizados na sua instância do Microsoft Project Online, é muito importante determinar quais são os campos que a sua organização necessitará para classificar, segmentar e analisar os seus projetos corporativos.

A título de exemplo, um grupo de executivos em uma determinada organização gostaria de visualizar os projetos da empresa agrupados por departamento. Para atingir esse requerimento de negócio, é necessário definir um método consistente de identificação dos departamentos dentro da organização.

Outro exemplo que pode ser citado é a maneira como os desvios dos projetos serão apresentados para os executivos, gerentes de projeto e demais interessados. Se o projeto estiver atrasado, como isto deve ser visto pelos usuários? Através de indicadores gráficos? Se sim, qual a regra de negócio para essa exibição?

Ao considerar e responder essas questões, você estará apto a configurar os campos personalizados que atenderão a sua empresa no Microsoft Project Online.

Há três tipos de entidades de campos personalizados da empresa:

  • Campos Personalizados do Projeto: permitem coletar, filtrar, agrupar e relatar informações macros, no nível do projeto. Exemplo: Se sua empresa possui cinco escritórios regionais e você gostaria de saber em qual deles o Projeto está sendo realizado, você pode criar um Campo Personalizado de Empresa, com o nome: ‘Escritório Regional’ associado a uma tabela de pesquisa contendo a lista com as cinco regiões.
  • Campos Personalizados do Recurso: permitem coletar, filtrar, agrupar e relatar dados de recursos. Exemplo: Uma coluna chamada ‘Cargo’ poderia conter uma tabela de pesquisa com os diferentes cargos da empresa. Para cada recurso humano cadastrado, associamos o cargo adequado. Posteriormente poderemos filtrar quais recursos disponíveis par a atividade que possuem o mesmo cargo.
  • Campos personalizados de tarefa: permitem coletar, filtrar, agrupar e relatar dados relativos às tarefas. Por exemplo, um campo personalizado contendo o ‘Tipo de Custo da tarefa’, ou outro contendo o ‘Local de Realização da Atividade’.

Os campos personalizados da empresa podem ainda ser dos seguintes tipos:

  • Custo – contém dados numéricos formatados com a moeda padrão definida nas configurações do ambiente PWA.
  • Data – Contém dados formatados como data (dia, mês, ano).
  • Duração – Contém dados numéricos formatados por padrão como dias.
  • Sinalizador – Contém um valor ‘Sim’ ou ‘Não’
  • Número – Contém dados formatados como número simples. Não aceitam texto.
  • Texto – Contém dados alfanuméricos (texto e número).

Os dados dos campos personalizados podem ser definidos ou limitados por tabelas de pesquisa contendo uma lista de valores aceitáveis a serem usados pelo campo associado a ela.

Como criar Campos Personalizados

Para criar um novo campo personalizado no Microsoft Project Online, acesse Configurações do PWA Campos Personalizados da Empresa. Em seguida, clique no botão Novo Campo:

Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada com muito alta confiança

Preencha os dados do novo campo personalizado:

  • Nome e Descrição: você deverá especificar o nome e a descrição do novo campo personalizado;
  • Entidade e Tipo: escolha a entidade para especificar se você deseja que o campo seja atribuído ao Projeto, Tarefa ou Recurso; e o tipo (Custo, Data, Duração, Número, Sinalizador ou Texto);
  • Atributos Personalizados: Para campos de texto da Empresa, escolha se o campo terá uma única linha de texto, várias linhas de texto, uma tabela de pesquisa ou uma fórmula calculada (Cuidado, pois texto com várias linhas somente poderá ser editado em uma Tela de Descrição do Projeto e não permite edições dentro do Project Professional.);

Caso seja um campo personalizado de Tarefa ou Recurso, as opções serão: Nenhum, Tabela de Pesquisa ou Fórmula.

  • Departamento: cada campo personalizado pode pertencer a um Departamento. Se um Departamento não for selecionado, o campo personalizado será visto por todos os usuários. Se um departamento for escolhido, somente usuários deste departamento poderão usar o campo personalizado.
  • Cálculo para Linhas de Resumo: (visível para Tarefas ou Recursos) A linha de resumo pode ter Representação Acumulada ou usar uma Fórmula.
  • Cálculo para Linhas de Atribuição: Esta opção é visível apenas para Tarefas ou Recursos. “Nenhum” (não há valor mostrado para este campo na página Tarefas ou Quadro de Horários) ou “Rolar para Baixo a menos que seja especificado” (nesta opção usuários podem ver o entrar um valor neste campo na página Tarefas ou Quadro de Horários).
  • Valores a serem exibidos: escolha se apenas dados ou indicadores gráficos devem ser exibidos pelo campo;
  • Comportamento: você pode alterar o comportamento de um campo personalizado.
    • Comportamento controlado por fluxo de trabalho: Se habilitado, o campo personalizado poderá se tornar somente leitura ou obrigatório no nível de estágio do fluxo de trabalho. Ao editar esse campo no PWA, forneça um valor antes de fazer check-in ou de avançar o projeto para o próximo estágio do fluxo de trabalho. Como os campos obrigatórios podem aumentar o trabalho dos usuários, analise cuidadosamente a necessidade de tornar o campo obrigatório.
    • Permitir a edição de páginas de detalhes do projeto para projetos de Lista de Tarefas do SharePoint: torna o campo disponível para edição dos usuários num Projeto de lista de tarefas do SharePoint
    • Exigir que este campo contenha informações: Esta opção não fica disponível se “Comportamento Controlado por Fluxo de Trabalho” tiver sido selecionado.

Caso escolha que o campo deva conter informações (obrigatório), o gerente de projetos não conseguirá salvar o projeto sem antes fornecer um valor para o campo.

Se for um campo de entidade Projeto, o projeto não poderá ser salvo com este campo em branco. Se for um campo de entidade Tarefa, o projeto não poderá ser salvo sem que todas as tarefas possuam este campo preenchido. Se o campo for da entidade Recurso, o recurso não poderá ser salvo no Pool de Recursos da Empresa sem ter o campo preenchido.

  • Dados de Identificação do Sistema: Fornece um GUID de identificação única na base de dados do Project Online. Cada campo personalizado tem um código hexa decimal semelhante a este: 0000740f-cf67-4b93-a405-f0c12c5bc942

Como criar Tabelas personalizadas

As tabelas personalizadas devem ser utilizadas quando os campos personalizados devem seguir um padrão de escolha para os usuários. A título de exemplo, não poderíamos considerar como uma boa prática permitir que os usuários digitassem qualquer valor em um campo de Status. Um determinado gerente de projetos poderia inserir a informação ‘Em andamento’ neste campo, enquanto outro poderia inserir ‘Em Progresso’. Sem a utilização das tabelas personalizadas, não há um padrão a seguir e cada usuário do sistema poderia entrar com a informação que desejasse, de modo que a organização posterior dessas informações seria muito difícil e trabalhosa.

Por isto, as boas práticas de gestão de projetos recomendam a criação as tabelas personalizadas para garantir que todos os usuários sigam um padrão de classificação dos projetos da companhia.

Para criar uma nova tabela personalizada no Microsoft Project Online, acesse Configurações do PWA Campos Personalizados da Empresa. Em seguida, clique no botão Nova Tabela de Pesquisa:

Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada com muito alta confiança

Preencha os dados para a tabela de pesquisa:

Nome: É um campo obrigatório.

Tipo: Pode ser Texto, Número, Duração, Data e Custo.

Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada com muito alta confiança

Máscara de Código: Esta opção só aparece quando a tabela de pesquisa é do tipo Texto. Ela permite especificar que tipo de caracteres serão usados para separar níveis de hierarquia da tabela de pesquisa. A sequência pode ser de caracteres, letras minúsculas ou letras maiúsculas ou números, que podem ser combinados livremente a cada novo nível, como por exemplo: 1.1.2 ou A.1.b .

Uma imagem contendo captura de tela Descrição gerada com muito alta confiança

Tabela de Pesquisa: Caso seja do tipo texto, a tabela de pesquisa terá as colunas Nível, Valor e Descrição. Se for um campo de número, custo, data ou duração (figura abaixo) haverá apenas as opções de Valor e Descrição.

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