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Fundação de caridade aumenta o desenvolvimento de programas sociais em 30% com o Microsoft Project

"Com o Microsoft Project e o Power BI, economizamos 160 horas de trabalho por mês apenas nos relatórios. Isso é o equivalente a toda a carga de trabalho de um gerente adicional"

A Fundação Itaú Social, parte do conglomerado financeiro Itaú Unibanco, gasta US $ 35 milhões em programas sociais a cada ano. Os relatórios de trabalho intensivo e a baixa visibilidade do projeto estavam prejudicando os tempos de desenvolvimento da fundação, diminuindo o potencial de impacto social. Ao implementar o Microsoft Project e o Power BI, a fundação automatizou os relatórios, eliminando 160 horas de trabalho mensal redundante. Economias financeiras e horárias ajudaram a fundação a adicionar mais 30 projetos a seu perfil a cada ano.

O maior conglomerado financeiro do Hemisfério Sul, o Itaú Unibanco emprega mais de 96.000 trabalhadores em todo o Brasil. Um dos princípios fundamentais do banco é o investimento constante na sociedade que serve. Para isso, o Itaú Unibanco estabeleceu a Fundação Itaú Social em 1993, que trabalha com organizações governamentais, civis e privadas para desenvolver dezenas de programas sociais sem fins lucrativos a cada ano.

"Não pedimos que nenhum desses projetos funcione como um investimento financeiro", diz Diego Silva Ciarrocchi, especialista em programas sociais da Fundação Itaú Social. "Nós queremos principalmente criar um impacto social real, do tipo capaz de se sustentar nos próximos anos."

A Fundação Itaú Social conta com o apoio do banco, uma vez que vários departamentos de negócios fornecem suporte técnico para viabilizar programas sociais. No entanto, ele tem independência para escolher quais tecnologias implementar. Nos estágios iniciais, quando havia menos projetos em execução simultaneamente, a fundação usava planilhas do Microsoft Excel e apresentações em PowerPoint para coletar e relatar o progresso de cada projeto ao banco. 

"Os relatórios levaram cerca de uma semana para serem entregues", diz Ciarrocchi. "Nossos parceiros externos se reportaram aos gerentes de projeto, que adicionaram dados de impacto regional e se reportaram à própria fundação".

 Com um número crescente de projetos em uma distribuição geográfica mais ampla, a necessidade de uma solução unificada que permita relatórios e supervisão em tempo real tornou-se mais premente.

Para encontrar a solução que melhor atenda às suas necessidades, a Fundação Itaú Social procurou os especialistas em computação em nuvem do Project SA, um parceiro da Microsoft especializado em gerenciamento de projetos e portfólio.

“Quando eles entraram em contato conosco, a equipe do Itaú sabia que sua metodologia de gerenciamento de projetos precisava ser refinada”, diz José Roberto Lima, CEO do Project SA. “Eles também queriam uma maneira melhor de monitorar o progresso do desenvolvimento de cada projeto. Quando mostramos a eles o Microsoft Project, eles sabiam que haviam encontrado a solução certa. ”

A Fundação Itaú Social considerou o projeto tão fácil de adotar que expandiu rapidamente o escopo do que esperava rastrear. Além dos cronogramas específicos do projeto, a fundação agora pode acompanhar as despesas específicas do projeto, ver o número de projetos simultâneos em cada região do país e avaliar a integridade geral de seu portfólio. Todos esses relatórios são atualizados automaticamente a cada duas horas. 

"Com o Power BI, tudo é reunido", diz Ciarrocchi. "Agora, todos se mantêm atualizados, desde nossos gerentes até nossos parceiros e nosso conselho de administração".

O sistema automatizado de relatórios libera os gerentes de projeto para outras responsabilidades. Eles podem adicionar anotações quando a liderança pede informações subjetivas que estão fora do escopo de um relatório padrão, mas as tarefas rotineiras de relatórios não dominam mais seu tempo. 

"Usando o Project, simplificamos a forma como gerenciamos nosso portfólio de projetos", diz Ciarrocchi. "É mais natural que a liderança se envolva em um projeto agora, e isso nos mantém mais ágeis como um todo".

Desde a implementação do Project, a fundação aumentou o número de projetos em seu pipeline de desenvolvimento de 100 em 2017 para 131 em 2018 – sem aumentar o orçamento operacional da fundação. Realiza projetos como a aclamada campanha Read to a Child através da colaboração com 28 parceiros diferentes. 

Com o Project, a fundação pode realinhar mais rapidamente projetos que estão atrasados ​​ou usam fundos em excesso e marcar os projetos com resultados melhores do que o esperado para o crescimento. No próximo ano, a Fundação Itaú Social planeja estender o uso do Projeto a seus parceiros, proporcionando a eles o mesmo nível de conhecimento sobre seus próprios portfólios de gastos, incluindo projetos sociais que não estão diretamente conectados à própria Fundação Itaú Social. Assim como a fundação, essas organizações terão a capacidade de acompanhar cada um de seus projetos de perto. 

Ao compartilhar sua solução e metodologias, a Fundação Itaú Social espera que o Brasil experimente um aumento geral nos programas sociais que beneficiam suas comunidades. 

Quanto à própria fundação, o crescimento está sempre no horizonte. Ele já adicionou cerca de 200 iniciativas em potencial para o próximo ano fiscal ao Projeto de liderança para examinar e rastrear antes de dar a luz verde. 

Em seguida, a fundação espera adotar soluções aprimoradas de automação e colaboração, incluindo o Microsoft Teams e o Microsoft Flow. Uma vez introduzida, a Fundação Itaú Social planeja estender o uso de equipes a seus parceiros, fortalecendo ainda mais a cooperação que promoveu entre a rede de organizações que trabalham para atender às necessidades do povo brasileiro.